Es de vital importancia contar con documentación adicional que respalde las operaciones llevadas a cabo entre empresas de un mismo grupo empresarial para que se realicen conforme al principio de valor de mercado. Algunos de los requerimientos anuales en materia de precios de transferencia que deben cumplir las empresas en Centroamérica y República Dominicana son:
La documentación o estudio de precios de transferencia
La declaración de operaciones con partes relacionadas (exceptuando aún a Costa Rica y Nicaragua)
El reporte maestro, así como el reporte país por país (ya sea notificación o presentación)
Los requerimientos fiscales para proporcionar información sobre operaciones con partes relacionadas
Actualmente, en los países de la región, la autoridad fiscal está teniendo un papel cada vez más activo en temas relacionados con precios de transferencia, incrementando el número de auditorías en la materia.
Sin embargo estas auditorías tendrán lugar años después de que la transacción con partes relacionadas haya tenido lugar, siendo que este intervalo de tiempo sea desafiante para el contribuyente ya que se pueden perder los datos, el personal haya cambiado o simplemente, el personal a cargo no recuerde lo sucedido años atrás.
Para combatir estos desafíos la recomendación es crear un archivo llamado “defense file” que sirva como complemento de la o las transacciones intercompañía llevadas a cabo durante el ejercicio en cuestión, como pudiera ser: contratos intercompañía (si están en otro idioma al español, contar con el documento traducido), facturas, memorandos, minutas de reuniones, correos electrónicos, entregables de los servicios recibidos, balanzas de comprobación, registros contables, certificados de residencia fiscal (en caso de haberse beneficiado de un tratado fiscal aplicado), entre otros.
Si bien esto suena como algo básico o fácil de realizarse, en la práctica resulta sorprendente cómo los contribuyentes enfrentan contratiempos a la hora de recopilar la información cuando les llega un aviso de una auditoría de precios de transferencia por parte del fisco (con plazos de entrega de información de entre 5 a 10 días en la mayoría de los países de la región); lo cual tiende a ser difícil, dado que las auditorías muchas veces, llegan después de 3 o 4 años de haber cerrado el ejercicio fiscal y en algunas ocasiones, puestos claves en las compañías pudieran no estar laborando más en la misma y el personal actual no cuentan con la información requerida por la auditoría.
El defense file tiene como objetivo mitigar y/o evitar el riesgo de un posible ajuste, aún y cuando se concluya en el estudio que la operación intercompañía cumple con el principio de valor de mercado, ya que dicho documento resguardará la información relevante que respalda la conclusión.
Es importante tomar en cuenta que la información a conservar y resguardar debe de estar en el idioma local del país, en caso contrario, es posible que las autoridades fiscales soliciten a la compañía que un traductor certificado realice la traducción de la documentación.
Por último, cabe mencionar que este no es un documento que deba de ser presentado a las autoridades fiscales, sino que su propósito es tener información recopilada de antemano de manera que el contribuyente esté preparado en caso de una auditoría y pueda responder sin dilataciones.
Por Rodrigo Reyes, Director de Precios de Transferencia en PwC República Dominicana | Octubre, 2023
