Asambleas por medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología

¿En qué consiste esta reforma a la Ley General de Sociedades Mercantiles?

Con esta reforma, tendrá base legal expresa la posibilidad de celebrar asambleas de socios y accionistas, así como sesiones de administradores y otros órganos de societarios, a través de la utilización de cualquier medio de comunicación como por ejemplo, internet, videoconferencia o mediante conferencia telefónica, ya sea que la totalidad o parte de los participantes utilicen esta opción o acudan presencialmente.

Asimismo, flexibiliza el impedimento para celebrar cualquier asamblea de accionistas fuera del lugar donde la sociedad tenga registrado su domicilio social ya que permite que, sin necesidad de que exista fuerza mayor o caso fortuito, los accionistas puedan acordar la celebración de la asamblea en otro lugar, siempre que exista la opción de participar por medios telemáticos para aquellos que no tengan previsto viajar.

 Características relevantes de las asambleas por medios telemáticos:

• La reforma se adhiere a los principios de neutralidad tecnológica y equivalencia entre datos electrónicos y papel. 
• Las sociedades que deseen aprovechar estas disposiciones deberán reformar sus estatutos sociales para incorporar esas reglas. 
• Cualesquiera que sean las reglas que se establezcan en los estatutos sociales, los participantes de una asamblea por medios telemáticos deberán tener la posibilidad de participar en la asamblea, leyendo o escuchando, deliberando y emitiendo su voto, simultaneamente en la asamblea como si lo estuvieran haciendo de estar presentes físicamente, así como se deberán establecer las medidas razonables para identificar a los participantes y evidenciar los resultados de la votación.

• Formalidades como la convocatoria, cuando sea aplicable, se deberá realizar de la misma forma señalada para las asambleas presenciales, y de igual forma se deberán observar los quórums requeridos para asistencia y votación, el derecho de asistencia por clase, entre otros, conforme a lo establecido en la ley y en los estatutos sociales. 
• A diferencia de las disposiciones legales incluidas en 1992 en la Ley General de Sociedades Mercantiles que consideran la opción en las sociedades anónimas de tomar resoluciones por escrito en lugar de asambleas, las cuales deben ser tomadas por unanimidad, las resoluciones adoptadas por medios telemáticos simplemente deberán seguir las reglas de mayoría de acuerdo a lo establecido en la ley y los estatutos sociales.

¿Cómo podemos ayudarte?

En PwC contamos con un grupo de expertos en derecho corporativo y gobierno corporativo que pueden ayudar con la implementación de esta reforma, ya que según lo señalado en ésta, serán las mismas sociedades las que deberán decidir en asamblea la incorporación de la posibilidad de celebrar asambleas por medios remotos, a través de una reforma de estatutos sociales.

De igual forma, nuestro grupo de abogados puede apoyarle con la implementación de reglas y medidas para la celebración de esta modalidad de asambleas, de acuerdo con sus necesidades y las mejores prácticas de gobierno corporativo, teniendo en cuenta que el legislador no buscó limitar la tecnología o medios de comunicación que se utilicen para la celebración de asambleas, por lo que corresponderá a la sociedad decidir sobre la posibilidad de regular este punto, de acuerdo a su mejor interés, considerando el principio de seguridad jurídica.

Adicionalmente, podemos apoyarle directamente con la formalización ante Fedatario Público del Acta de Asamblea en la que conste la aprobacion de la reforma de estatutos sociales y el cumplimiento de sus formalidades, proporcionandole una solución integral en un sólo lugar.