Optimización: llevando la función fiscal hacia el futuro

Buscar la optimización de la función fiscal puede ser la respuesta ante una acelerada y creciente digitalización por parte de las autoridades tributarias. Sin embargo, también puede significar una solución efectiva ante la necesidad de integrar a la función fiscal en todos los aspectos del ciclo de vida de una empresa para evitar "sorpresas" en materia de cumplimiento. Incluso, la optimización de la función fiscal puede resultar de gran ayuda frente a mayores llamados a la transparencia y la regulación y, en algunos casos, permite mantener un ritmo adecuado en un entorno empresarial complejo y desafiante.

En términos prácticos, una función fiscal optimizada puede lograrse de dos formas: 1) a través de iniciativas con un enfoque en materia de impuestos (por ejemplo, mejora del proceso fiscal) o 2) programas de transformación que no incluyan el primer enfoque. La segunda forma permitirá que en la función fiscal exista un compromiso con la continuidad del negocio y aborde los requisitos fiscales que deben integrarse a los procesos comerciales.

Función fiscal y transformación

Es fundamental que, aunque los programas de transformación tengan un enfoque organizacional o funcional (front y back office) se consulte e incluya a la función fiscal durante el proceso. La razón es que ambos programas afectan la manera en que la función fiscal lleva a cabo sus obligaciones de cumplimiento y presentación de informes. Por ejemplo, si la calidad de los datos se ve afectada por una transformación financiera, se podría alterar la capacidad de identificar, evaluar, mitigar y administrar los riesgos fiscales de manera efectiva. 

De esta forma, incluir a la función fiscal en los procesos de transformación brinda oportunidades a las partes fiscales interesadas para:

• Alinear la visión de la función fiscal con la visión y objetivos de la organización

• Promover un enfoque integrado de gestión del riesgo fiscal dentro de los procesos comerciales (por ejemplo, controles integrados en los procesos comerciales, pruebas periódicas y programa de aseguramiento)

• Definir roles y responsabilidades con las partes interesadas internas clave, incluyendo el marco de comunicación, educación y capacitación para apoyar en la gestión del riesgo fiscal

• Proporcionar información y definir los datos fiscales y los requisitos del sistema para facilitar actividades de cumplimiento y presentación de informes más eficientes

• Administrar el cambio cultural: identificar las brechas de habilidades/capacitación requeridas y enfoque para la gestión del desempeño.

Dada la naturaleza a largo plazo y, a menudo, estratégica de los programas de transformación, es fundamental que se integre a la función fiscal desde el principio para que se puedan abordar sus necesidades particulares. Al incluir a la función fiscal en la conversación, se podrá mejorar su perfil como socio comercial con las partes interesadas internas clave, incluso con la C-Suite y/o el consejo de administración.

Creando agilidad a través de iniciativas basadas en impuestos

Una mayor fiscalización y nuevas regulaciones de cumplimiento, no solo las de este año como la Carta Porte o la figura de beneficiario controlador, sino las que posiblemente lleguen en las reformas fiscales de los años por venir, significa que, en general, las funciones tributarias continúan operando con la misma cantidad de recursos e infraestructura, al tiempo que deben cumplir con una carga de trabajo cada vez mayor. 

Por otro lado, es posible que los beneficios de la transformación solo sean evidentes en el largo plazo. En consecuencia, es necesario que la función fiscal evalúe sus operaciones existentes y priorice y determine formas de responder de manera proactiva a los requisitos cambiantes del corto y mediano plazo. Esto puede incluir:

• Revisar el enfoque de gestión del riesgo fiscal para asegurarse de haber identificado los riesgos clave y probar los controles existentes para determinar si su propósito aún es adecuado y acortar las brechas de control identificadas

• Definir una estrategia de tecnología tributaria que acerque los procesos hacendarios a la digitalización. Esto puede implicar la implementación de soluciones específicas de impuestos o soluciones que pueden aprovecharse/integrarse en programas de transformación más amplios

• Determinar si el modelo de abastecimiento es adecuado e identificar si existen actividades realizadas por la función fiscal que no estén alineadas con su visión, roles y responsabilidades. Si, en efecto, lo anterior está ocurriendo, se debe realizar una evaluación sobre dónde debería ubicarse esas actividades (por ejemplo, en otra función) o, alternativamente, contemplar la contratación de servicios especializados externos.

Es importante mencionar que las iniciativas impulsadas por la función fiscal pueden reducir la presión que se ejerce sobre los recursos fiscales y la infraestructura, al tiempo que se alinean con la transformación en curso. A través de la mejora de la gobernanza fiscal, la mejora de procesos o el abastecimiento se pueden obtener eficiencias para permitir que los recursos fiscales se centren en actividades que agreguen el mayor valor.

¿Por dónde empezar?

La optimización puede ayudar a la función fiscal a navegar y prosperar en un mundo VUCA (en español: volátil, incierto, complejo y ambiguo). A través de los programas de transformación, una función fiscal puede mejorar su perfil; acceder a la aceptación de las partes interesadas internas clave y al presupuesto para impulsar el cambio. Sin embargo, a menudo se requiere que la función tributaria trabaje dentro de un marco definido por una parte interesada no tributaria y, en consecuencia, los beneficios que se obtendrán serán a largo plazo y no en el corto o mediano plazo.

En cambio, las iniciativas con una orientación de impuestos permiten que la función fiscal tenga la libertad de abordar las áreas donde observa el mayor riesgo y las oportunidades para reducir las ineficiencias; así como priorizar mejor las actividades para lograr la visión y estrategia tributarias.

Sin importar si una organización elige aprovechar los programas de transformación o emprender una iniciativa basada en impuestos, es importante poseer una comprensión básica de las operaciones fiscales actuales.

Un primer paso sería realizar una comparación, ya sea con un modelo de madurez o la función fiscal de otras organizaciones para comprender lo que el negocio requiere de la función fiscal y determinar si hay suficientes recursos e infraestructura para ejecutar la visión y estrategia tributaria. A través de esto, se puede articular un caso de negocios y una hoja de ruta que puede incluir el aprovechamiento de una transformación más amplia. Esto brindará información para un plan de implementación que iniciará el viaje de la función fiscal hacia el futuro.

Próximos pasos

Para pensar cómo optimizar la función tributaria, se deben considerar las siguientes preguntas:

1. ¿La C-Suite y/o el consejo de administración tienen una comprensión de los riesgos fiscales en toda la organización (es decir, dentro de los procesos comerciales)? En caso afirmativo, ¿entienden cómo un proceso de transformación puede desempeñar un papel en la mejora de la gobernanza fiscal y la gestión de riesgos en toda la organización?

2. ¿Qué tan integrada está la función fiscal con el negocio en general?, ¿la empresa está involucrando a la función fiscal para que, a través de ella, se identifique y fortalezcan los programas de transformación más relevantes?

3. ¿La visión de la función fiscal está alineada con la visión y los objetivos de la organización?, ¿la función fiscal ha identificado las herramientas clave para optimizar su operación?

4. ¿Cómo pueden cambiar los procesos tributarios a corto y mediano plazo, mientras se alinean/recogen los beneficios de la transformación a largo plazo?

5. ¿La función fiscal ha articulado un enfoque para que la gestión del cambio respalde los recursos fiscales durante una transformación y/o a través de iniciativas basadas en impuestos?

Si bien no existe un enfoque único para todas las organizaciones, la optimización de la función fiscal puede ser un agente importante de adaptación ante los escenarios de inestabilidad que se están presentando, pues permite la innovación en la función fiscal, tanto de su talento humano como de su infraestructura, para lograr una productividad sostenible que esté alineada con una visión fiscal y los objetivos organizacionales. De esta manera, se trata de una transformación de profundos alcances que puede llevar a la función fiscal a evolucionar de un papel de cumplimiento a un papel de asociación comercial y administración fiscal.