Expense Bot: Robotická automatizace cestovní agendy
Klient: Pobočky poradenské sítě PwC
Naše role: Analýza procesu a dodávka celého řešení na bázi RPA
Naše služby: Data & Automation
K práci auditora či konzultanta neodmyslitelně patří cestování za zajímavými klienty po České republice i celém světě. Se systémy pro vyúčtování cestovních a dalších nákladů tak naši zaměstnanci přijdou do kontaktu nejpozději během prvních týdnů, kdy pro PwC pracují. Jenže pochvalná slova o nich v posledních letech příliš nezaznívala a je nutné říci, že oprávněně.
Ještě donedávna se „cesťáky“ zadávaly do dvou (!) aplikací zároveň, přičemž jedna z nich byla založena na technologické platformě, kterou naše společnost začala používat už v 90. letech minulého století. Proces tak byl zdlouhavý, pro uživatele neintuitivní a vyžadoval duplicitní zadávání velkého množství dat, které by přitom systémy mohly předvyplnit samy.
Protože stávající systémy využívají i kolegové napříč celou Evropou, nebylo možné je z rozhodnutí české pobočky PwC jednoduše nahradit. A tak jsme se rozhodli využít služeb kolegů z oddělení Data & Automation, kteří se jim podívali pořádně na zub. Analyzovali datové základny i toky a přišli s důmyslným řešením, které proces vyúčtování nákladů výrazně zrychlilo a zjednodušilo pro koncového „zákazníka“ – tedy naše zaměstnance.
Základem je databáze a softwarový robot, který svědomitě veškerá zadaná data rozděluje a rozesílá systémům, do nichž patří. Automaticky dopočítává všechny údaje, které lze dovodit, a na potřebné informace se sám zeptá dalších interních aplikací. Tento robot je sice naučený zpracovávat cestovní výkazy zaměstnanců PwC, technologii a platformu, na které běží, je však možné během několika týdnů „zaškolit“ u klienta a využít pro jakoukoliv podobnou agendu.
Druhou úroveň Expense Bota tvoří zcela nové uživatelské rozhraní zpracované ve spolupráci s našimi odborníky na oblast UX (user experience). Zatímco starý elektronický formulář byl doslova ukryt v hlubinách našich desktopových systémů, ten nový je hostovaný na cloudové platformě a lze k němu přistupovat jak ze služebních počítačů, tak i z tabletů nebo telefonů, které jsou připojené do interní sítě.
Naše nováčky už díky tomu nemusíme složitě a dlouze zaškolovat ve starých aplikacích. Místo toho mohou zkušenější kolegové svůj čas věnovat koučinku a mentoringu, který přímo směřuje k dodávkám klientských projektů a zakázek. Zaměstnanci PwC, kteří nastoupili po roce 2019, mohou své účtenky za palivo, letenky, hotely, taxíky i obědy svěřit bez obav našemu Expense Botu.
Expense Bot ušetřil již tisíce hodin času našich zaměstnanců, kteří se místo toho mohou věnovat kreativní práci pro klienty.
Proces zadání jednoho kompletního cestovního výdaje jsme zkrátili z průměrných 25 minut na desetinu, tedy na přibližně 2 minuty. Naše kolegyně a kolegové z finančního oddělení přesto dostanou veškeré podklady, které potřebují, a zadaná data se kompletně propíšou do legacy systémů. Robotickou platformu, na které Expense Bot stojí, i nadále rozvíjíme a jsme připraveni řešení na podobné bázi nabídnout i našim zákazníkům na míru.
Softwarový robot, který bez obtíží veškerá data pošle do příslušných systémů a zkontroluje jejich správnost
Nové uživatelské rozhraní, které jde s dobou – je jednoduché, intuitivní a chce po uživateli jen to nejnutnější
Naměřená úspora času dosahuje 90 % a s tím souvisí významná úspora nákladů
Pozitivní sdělení pro všechny, že jsme připraveni své aplikace inovovat a přizpůsobovat potřebám uživatelů
Univerzální systém, který řeší výdaje na cestách doma i po zahraničí – od Brna po Ulaanbaatar
Technology carve-outs require seamless asset separation. For Levande, PwC Australia built new systems, trained over 300 employees, and ensured no disruption for 9,000+ residents across 58 communities within 12 months.
Purmo Group wanted to transform its business operations with a cloud-based CRM, and set the stage for continued growth and innovation in the future.
How PwC Canada assisted eSAFE implement Microsoft Dynamics 365 to help enhance customer engagement and improve efficiencies, laying the foundation for continued success.
PwC Canada's Microsoft Alliance helps a Canadian utility enhance data governance, comply with regulations and harness data for operational efficiency and strategic decisions.
