Optimización de procesos fiscales mediante KPI y tecnología

Si bien la transformación de la función fiscal debe basarse en el establecimiento de objetivos relacionados con aspectos como el cumplimiento, la optimización de costos o la anticipación a cambios regulatorios, los líderes de impuestos necesitan establecer una estructura adecuada que les permita medir y evaluar el desempeño de estos objetivos de manera imparcial.

Como hemos mencionado en publicaciones anteriores, el análisis costo-beneficio de la función fiscal forma parte de las herramientas más eficientes para realizar este tipo de mediciones. Este enfoque considera factores no cuantificables, que van desde los beneficios financieros hasta los impactos cualitativos, pasando por la mitigación de riesgos. Estos elementos son relevantes para la toma de decisiones.

Otra herramienta estratégica que permite cuantificar y monitorear el rendimiento del área fiscal, son los indicadores clave de rendimiento o KPI, por sus siglas en inglés. Al definir los KPI para la transformación de la función fiscal, se abren las oportunidades para asignar recursos de manera eficiente, decidir a partir de datos y optimizar los procesos fiscales. Además, los KPI facilitan la comunicación efectiva entre las diferentes partes involucradas con el área fiscal, al proporcionar un lenguaje común y una referencia objetiva para la evaluación.

En el proceso de definir los KPI más adecuados para el área fiscal, es fundamental comprender que estos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la organización. Esto hace necesario realizar un análisis cuidadoso para asegurar que los indicadores clave de desempeño seleccionados sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y tengan un plazo definido. Estos son algunos pasos que pueden ayudar en este proceso:

• Analizar los procesos y actividades fiscales actuales para determinar cuáles son las áreas más críticas y los puntos de mejora. Este enfoque ayuda a distinguir qué aspectos deben medirse y qué KPI son necesarios para su evaluación. 

• Seleccionar KPI específicos, a fin de que las personas involucradas puedan saber con claridad y precisión si se han cumplido. Por ejemplo, si el indicador clave de desempeño es la reducción de errores en la presentación de declaraciones fiscales, se debe especificar qué se considera un error y cómo se medirá la reducción.  

• Implementar KPI medibles y basados en datos cuantificables. Esto permite monitorear y comparar los resultados a lo largo de plazos previamente establecidos, identificar tendencias y realizar análisis comparativos. 

• Definir metas y umbrales de referencia para la mejora continua. Estos criterios pueden basarse en resultados de desempeño anteriores, comparaciones con la industria o en otros parámetros relevantes.  

• Establecer mecanismos y herramientas adecuados para recopilar datos y generar reportes periódicos que permitan dar seguimiento al progreso de los objetivos y tomar medidas correctivas, si es necesario.

El establecimiento de indicadores clave de desempeño también promueve el trabajo en equipo y la colaboración con otras áreas de la organización. Mediante esfuerzos como este, los directores de impuestos tienen la oportunidad de priorizar la generación de valor a partir de la coordinación y el esfuerzo conjunto entre el área fiscal y diferentes áreas funcionales, como finanzas y recursos humanos.

Por ejemplo, al implementar los KPI que midan la eficiencia en la gestión de costos y gastos, la función fiscal puede colaborar estrechamente con el área de finanzas para analizar y optimizar los recursos financieros de la empresa. Del mismo modo, la coordinación con el equipo de recursos humanos puede ser crucial para gestionar los riesgos fiscales relacionados con la contratación y la compensación a los colaboradores.

Algunas consideraciones para este enfoque de integración son:

• Los KPI pueden ser diseñados para reflejar la interdependencia y la contribución de las diversas áreas hacia los objetivos y soluciones comunes 

• Al obtener diferentes perspectivas, se asegura que los indicadores seleccionados sean relevantes, realistas y medibles

• Compartir información y conocimientos entre las áreas genera una comprensión más profunda sobre las implicaciones fiscales de las decisiones tomadas  

Los resultados de este esfuerzo dependen del compromiso y la participación de las partes. Asimismo, la integración y colaboración pueden implicar cambios en los procesos y en la forma de trabajar.

El monitoreo de los KPI asignados al área fiscal ofrece la posibilidad no solo de encontrar áreas de mejora y oportunidades para un mejor desempeño, sino también de fomentar la transparencia y la rendición de cuentas. De esta manera, se pueden ajustar las estrategias fiscales y tomar medidas correctivas para generar valor y minimizar los riesgos.

Sin embargo, este seguimiento implica analizar información relevante obtenida mediante la recopilación y revisión de datos fiscales y financieros, así como de otras métricas clave que proporcionen una visión integral de la situación del área fiscal. Datos como estos pueden provenir de diversas fuentes, como sistemas de contabilidad, declaraciones de impuestos, informes internos y externos, entre otros. 

Una vez que el líder de impuestos se asegura de contar con las fuentes de información más pertinentes y confiables, el uso de tecnologías avanzadas es clave para análisis más detallados y obtener una visión más clara sobre el desempeño fiscal esperado.

Entre estas herramientas tecnológicas se pueden incluir:

Es importante considerar que el uso de recursos tecnológicos como estos debe estar acompañado de un sólido conocimiento fiscal y una comprensión profunda de los datos utilizados. Si bien estas herramientas facilitan el análisis y la proyección de resultados, la experiencia y el juicio de los expertos en impuestos aún es indispensable para interpretar y aprovechar al máximo la información obtenida.

Aunque cada organización debe definir los KPI que mejor se adapten a sus objetivos y características específicas, en el caso del área fiscal, la mayoría de los indicadores se establecen para medir la eficiencia en el cumplimiento de las funciones fiscales. Algunos de los indicadores más importantes que las organizaciones pueden considerar son:

• Ratio de cumplimiento tributario. Mide la efectividad y la precisión en el cumplimiento de las obligaciones, como el pago correcto de impuestos o la aplicación adecuada de deducciones y créditos fiscales. 

• Tasa efectiva de impuestos. Calcula la tasa pagada en relación con los ingresos de la organización. Esta es una métrica clave para evaluar la optimización de la carga fiscal.

• Porcentaje de ahorro fiscal. Indicador importante para determinar la eficacia de la planificación efectiva y las estrategias fiscales implementadas.

• Porcentaje de cumplimiento oportuno de las obligaciones fiscales. Mide la puntualidad en el cumplimiento y en los pagos fiscales dentro de los plazos establecidos, evitando el riesgo de sanciones por atrasos.

• Número de días para la obtención de devoluciones de impuestos. Un menor número de días indica una mejor gestión y agilidad en el proceso, lo que puede tener un impacto positivo en la liquidez y el flujo de efectivo de la empresa.

En algunas ocasiones, es posible incorporar elementos adicionales en los KPI que tomen en cuenta la información estadística de ejercicios anteriores o información pública disponible. Por ejemplo, se puede considerar como un indicador adicional el resultado esperado en la contestación a una auditoría por parte de las autoridades fiscales. Esto permite evaluar la capacidad de respuesta y eficacia del área fiscal en situaciones de auditoría y asegurar una gestión adecuada ante cualquier requerimiento o disputa con las autoridades.