E-arved Eestis ja Euroopa Liidus

Raamatupidamise valdkonnas on järjest enam tegemas võidukäiku erinevad tehnoloogiad ja programmid hõlbustamaks raamatupidajat tema igapäevastes ülesannetes. Taoliste arengute valguses on Eestis taaskord toodud esile e-arvete edastamine ja haldus.

Aastast 2019 läksid avaliku sektori ettevõtted üle vaid e-arvete esitamisele. Kahjuks ei ole samasugust aktiivsust e-arvete kasutuselevõtuks siiani veel erasektoris leitud.

Sealhulgas alates e-arvete direktiivi 2014/55/EL rakendumisest 2020. aasta aprillis järgivad kõik avalikud haldusasutused üle Euroopa Liidu (EL) e-arvete Euroopa standardit.

Mis on e-arve?

E-arve omapära tuleneb sellest, et e-arvel on kindel standard ning see saadetakse vastuvõtjale kindla struktuuriga (xml-failina) otse nende majandustarkvarasse. See tähendab, et e-arveid ei saadeta ega võeta vastu e-posti kaudu. E-arve käsitlemine on kiirem, kuna e-arve on masintöödeldav ehk loeb andmed otse majandustarkvarasse. Taoline protsess vähendab arvete sisestamisel  inimlike  vigade hulka ning info automaatne liikumine säästab märkimisväärselt nii arve saatja kui ka saaja aega. Kõigele lisaks on e-arve turvaline viis arve saatmiseks, kuna arve liigub arve saatjalt otse vastuvõtja majandustarkvarasse ega kao e-posti rämpsposti ning saatmisest jääb alles ka elektroonne jälg (logi). Raamatupidajale jääb sealjuures siiski võimalus vajadusel e-arve andmeid muuta -  näiteks kontoplaani kontosid, kuhu raamatupidamistarkvaras arve paigutub - ehk e-arve lihtsustab raamatupidamist ja elimineerib käsitsi tehtavat andmesisestust, kuid ei suru peale mingeid arvest tulenevaid täiendavaid raame.

E-arvete saatmine on kasutusel mitmetes Euroopa riikides (Norra, Soome ja Taani) või isegi kohustuslik. E-arvete saatmise kasv näitab seda, et e-arve osakaal arvete saatmisel hakkab kindlasti olema tuleviku norm ning seetõttu oleks hea kui võtaksid selle kasutusele pigem varem kui hiljem.

E-arve tulevik Eestis

02.10.2024 kuulutati välja Raamatupidamise seaduse muutmise eelnõu 428 SE, mis hakkab kehtima 01. juulist 2025.

Eelnõu eesmärk on soodustada ühtse e-arvete Euroopa standardi rakendumist ja toetada digitaalse arveldamise täielikku kasutuselevõtmist avaliku sektori kõrval ka erasektoris. Seetõttu on otstarbekas muuta e-arve vastuvõtjana registreerimise korda avatumaks ja võimaldada selle algatamist ka ettevõtja enese poolt. Kehtiva õiguse järgi algatab äriregistris registreerimise Eestis tegutsev e-arvete käitleja (sageli nimetatud kui ’e-arve operaator’).

Selleks, et tagada üle-euroopaline e-arvete vastuvõtu ja saatmise võimekus, on oluline juurutada Euroopa e-arvete standard (standard EN 16931). Euroopa e-arve standard aitab lihtsamini välisriikidesse e-arveid saata ja neid sealt vastu võtta ning osaleda ühtsel Euroopa digitaalturul. Kohustus Euroopa e-arve standardi kasutamiseks eksisteerib vaikimisi juhul kui ostja nõuab müüjalt e-arve esitamist ja pooled ei ole kokku leppinud teises formaadis. Eelnõuga ei keelata ühegi senise arveformaadi edasi kasutamist, sealhulgas Eesti e-arve standardit EVS 923:2014.

Tasub tähele panna, et riigiti kasutatakse erinevaid e-arvete formaate ning riikide vahel automaatselt arvete ja andmete liigutamiseks peab kasutama üle-euroopalist Peppol võrgustikku. Peppol keskkond (Pan-European Public Procurement On-Line) on loodud elektrooniliste dokumentide rahvusvaheliseks vahetamiseks. Sisuliselt tõlgib Peppol keskkond kohalikus formaadis e-arve Euroopa Liidu e-arve standardile vastavaks dokumendiks. Peppol kanali kaudu arvete saatmiseks ja -vastuvõtmiseks tuleb kohaliku e-arve operaatori juures aktiveerida Peppol kanal.

Põhilised kasutegurid Euroopa e-arve standardile üleminekuga seoses on järgnevad:

•  Piiriülene arveldamine on võimalik viia masinloetavaks;
• Kõiki EU formaate ei ole vaja ise juurutada EU toe saavutamiseks;
• Lihtsam osaleda EU riigihangetel;
• Rohkem masinloetavat infot – kaubaarved, rohkem manuseid, rohkem lisainfot -> suurem tugi äriprotsessidele;
• Suurem standardiseeritus ka Eesti e-arve kontekstis - > paremad eeldused e-arvelduse levikule.

E-arvete esituskohustus ja muudatused alates 1. juulist 2025

E-arvete esituskohustuse ulatus on senises seaduses fikseeritud üldise kohustusena kõikidele raamatupidamiskohustuslastele – nad on kohustatud esitama e-arve, kui ostjaks on avaliku sektori üksus. Siinse muudatusega pööratakse regulatsioon senisega võrreldes vastupidiseks: määratletakse see mitte müüja kohustusena teatud ostjatele e-arvet esitada, vaid ostja õigusena müüjalt e-arvet nõuda. Antud õigus laieneb kõikidele raamatupidamiskohustuslastele, kes on end e-äriregistris e-arve vastuvõtjana registreerinud. Nende hulgas on ka kõik avaliku sektori raamatupidamiskohustuslased.

Näide 1

Avaliku sektori ettevõtja ostab erasektori ettevõtjalt

Avalikule sektorile on olnud e-arve väljastamise kohustus juba aastast 2019. Vastu võetud eelnõu järgi on sõnastus ümber pööratud ning kõigil avaliku sektori ettevõtetel õigus endiselt nõuda müüjalt e-arve väljastamist vastavate tarkvarade kaudu.

Erasektori ettevõtja ostab avaliku sektori ettevõtjalt

Kui erasektori ettevõtjal ehk ostjal ei ole Äriregistris määratud, et ta on e-arvete vastuvõtja, siis avaliku sektori ettevõtja ei ole kohustatud e-arvet väljastama.

Näide 2

Erasektori ettevõtja ostab erasektori ettevõtjalt.

Kui ostja on registreeritud Äriregistris kui e-arvete vastuvõtja, siis on tal õigus nõuda erasektoris müüjalt e-arvet. Kui omavahel ei ole e-arve formaati eraldi kokku lepitud, kehtib vaikimisi Euroopa standard. E-arvete saatmisel tuleb veenduda, et kasutusel olev tarkvara võimaldab vastava e-arve edastamist.

Näide 3

Eesti erasektori ettevõtja ostab välismaa ettevõtjalt

Kui Eesti ettevõtja, kes võtab vastu e-arveid, ostab välismaa ettevõtjalt teenuseid/kaupu, on ka välismaa hankijal vaja Eesti ettevõttele saata e-arve. Kui omavahel ei ole e-arve formaati eraldi kokku lepitud, kehtib vaikimisi Euroopa standard. Kui välismaa hankijal ei ole kasutusel olevast tarkvarast võimalik e-arvet edastada, tuleks tal kasutada Peppol keskkonda.