Comment Beneva améliore l’efficacité opérationnelle grâce à l’unification des écosystèmes des RH et des finances

Introduction

Au début de 2020, deux grands assureurs canadiens, La Capitale et SSQ Assurance, annonçaient leur intention de se regrouper afin de mieux servir le marché canadien. Le regroupement a été finalisé en juillet de la même année, et en décembre, la nouvelle identité de marque était lancée. 

La nouvelle société, dont les actifs s’élèvent maintenant à 25,1 milliards de dollars, sert 3,5 millions de membres et de clients, tout en employant plus de 5 000 employés au Canada. En tenant en compte l’ampleur du regroupement, l’occasion s’est présentée de moderniser les opérations à l’aide de solutions innovantes permettant de consolider et unifier plusieurs systèmes de gestion du capital humain et des finances des deux assureurs.

Le défi

La création de Beneva a donné lieu à un écosystème de données complexe et divisé. « Le défi est apparu clairement dès l’annonce, car il s’agissait du regroupement de deux sociétés de taille importante disposant chacune d’outils différents », a déclaré Yann Bernier, vice-président, Finances corporatives chez Beneva.

Les fonctions RH et financières devaient désormais utiliser treize plateformes distinctes regroupant les services de ressources humaines, de paie, de gestion financière, d’approvisionnement, de notes de frais et de planification. Cinq de ces systèmes provenaient de SSQ Assurance, alors que La Capitale en comptait huit. Le défi était de consolider ces systèmes tout en gardant la continuité des opérations de la nouvelle société.

La première étape a été la création d’un modèle de données reflétant les besoins opérationnels futurs. Pour ce faire, Beneva a dû simplifier et réviser sa charte de comptes et son modèle intégré de données de base prenant en compte les besoins du capital humain, des finances et de la planification. La société avait également besoin d’une solution qui offrirait une expérience utilisateur intuitive aux employés, leur permettant de naviguer facilement sur une plateforme unifiée.

L’approche

Beneva s’est mise à la recherche d’une solution unique sur le marché. La société voulait un outil lui permettant d’intégrer ses opérations, de donner l'autonomie à ses employés et d’accroître son efficacité de manière générale.

Entre en scène Workday, une solution de pointe qui avait récemment été adoptée par SSQ Assurance pour ses besoins en matière de gestion du capital humain (GCH), de gestion financière, d’approvisionnement et de planification. Le succès de l’outil a incité Beneva à l’étendre à l’ensemble de l’organisation. 

Toutefois, Beneva avait besoin d’un partenaire qui comprenne son secteur d’activité, sa culture et son contexte, et qui soit en mesure de fournir une orientation stratégique à une organisation dynamique et en pleine croissance. SSQ Assurance et PwC Canada avaient travaillé ensemble par le passé. Les connaissances, les antécédents et la portée mondiale du cabinet dans l’industrie des services financiers en faisaient le partenaire idéal. Les équipes ont donc travaillé en étroite collaboration, PwC aidant Beneva à mettre en place et à modéliser les nouveaux processus d’affaires résultant du regroupement.

Les efforts déployés par Beneva pour mettre en place des systèmes RH et financiers de manière complémentaire dépassaient le simple cadre de l’exécution technique. Une gouvernance efficace et un soutien continu étaient primordiaux pour une réussite à long terme. La société a donc demandé à PwC Canada de définir un nouveau modèle de gouvernance pour Workday, adapté à sa nouvelle réalité. Bien plus qu’une simple implémentation technologique, il s’agissait d’une occasion de créer un atout stratégique.

L’impact

Grâce à la plateforme Workday, les employés de Beneva peuvent désormais compter sur des fonctionnalités en libre-service et des processus uniformisés. « L’outil Workday est très convivial, et les employés saisissent eux-mêmes les données dans le système, a expliqué M. Ouellet. Cela permet d’éliminer toutes les opérations qui n’ont pas de valeur ajoutée. L’efficacité et la clarté de nos opérations s’en sont trouvées grandement améliorées. »

Les grilles de rémunération ont également été harmonisées, ce qui a permis de faciliter les opérations pour tous les employés, actuels et retraités. La planification des effectifs s’intègre désormais de façon transparente au processus de répartition des coûts pour les différents produits d’assurance. La capacité de l’assureur à consolider les normes comptables et les entités juridiques, y compris la norme IFRS 17, a également été grandement améliorée.

De même, le nouveau modèle de gouvernance permet à la société de s’assurer que les décisions prises et les changements apportés à la solution Workday s’alignent sur les objectifs de la société et aux unités d’affaires. La flexibilité acquise a facilité la prise de décision et a assuré que chaque étape de ce projet correspondait bien à la vision de Beneva. Le modèle de soutien a également permis de relier les différentes parties de la société, comme les fonctions opérationnelles et les systèmes informatiques. Cela facilite la maintenance et l’optimisation continues de la solution Workday et, par conséquent, l’ajustement de celle-ci à l’évolution des besoins de l’entreprise.

En faisant appel à l’Alliance Workday pour réduire de treize à trois son nombre de systèmes de gestion RH et financière, Beneva a simplifié ses opérations et gagné en efficacité, tout en améliorant l’architecture des systèmes de support corporatif et en préparant le terrain pour sa croissance.

Conclusion

L’implantation de la plateforme Workday chez Beneva est riche d’enseignements pour les entreprises canadiennes en quête de croissance et d’efficacité opérationnelle. L’intégration des systèmes de données RH et financières n’est pas seulement un objectif sur le plan technique, mais également un impératif stratégique. Comme le souligne M. Bernier, « la mise en œuvre de Workday fait partie des piliers de Beneva et permet à la société de franchir une nouvelle étape dans son processus d’intégration ».

La coordination, en particulier après un regroupement où des systèmes disjoints peuvent empêcher sa croissance, est une partie essentielle du voyage de toute entreprise vers le succès à long terme. En adoptant Workday et en s’associant à PwC Canada, Beneva a unifié ses systèmes, un bon exemple pour d’autres sociétés canadiennes qui visent l’excellence pendant les périodes de croissance et de transformation.