Workday : Uniformité mondiale en acquisition de talents

Le défi

Notre client souhaitait avoir recours à la technologie pour mieux automatiser et simplifier son processus de recrutement à l’échelle mondiale. À ce moment, son système de gestion des candidatures était devenu désuet, sans compter qu’il avait des capacités d’automatisation limitées et n’était pas intégré à Workday – la nouvelle solution de gestion du capital humain du client. Ainsi, un grand nombre d’activités de recrutement (p. ex. demandes d’ouverture de postes, approbations et lettres d’offre d’emploi) se faisaient essentiellement de façon manuelle ou exigeaient de travailler dans plusieurs systèmes disparates. D’autres activités de recrutement étaient réalisées différemment selon le pays au moyen d’un processus ponctuel et de systèmes de recrutement qui rendaient difficile la production d’analyses et de rapports sur le recrutement à l’échelle mondiale. 

Afin de tirer le maximum de son engagement à long terme à l’égard de l’écosystème Workday, notre client espérait pouvoir mettre en œuvre le module d’acquisition de talents de Workday pour améliorer son processus de recrutement. Ayant établi une cible ambitieuse de dix mois pour cette mise en œuvre dans l’ensemble de l’entreprise, comptant 120 000 employés dans quinze pays, notre client savait qu’il aurait besoin d’une aide considérable pour mener à bien ce projet, surtout en tenant compte de la complexité associée à la conception d’une solution mondiale suffisamment souple pour respecter les exigences réglementaires locales. 

Notre grande expérience auprès des institutions financières ainsi que notre approche globale, collaborative et multidimensionnelle ont joué en notre faveur dans la décision de l’organisation de travailler avec nous. 

L’approche

Nous avons utilisé la nouvelle méthodologie Workday pour aider notre client à passer rapidement, par itération, de la phase de l’exploration du projet à la phase de la mise en œuvre et aux étapes suivantes. Cette façon de faire conjuguée à notre approche hautement collaborative a été essentielle pour faire progresser les activités de transformation selon l’échéancier. 

Pour commencer, nous avons réuni les parties prenantes de diverses fonctions au sein de l’organisation afin de comprendre et de définir leurs objectifs, tant du point de vue du rendement de l’investissement que de celui de la réalisation des avantages. Nous avons ainsi été en mesure d’orienter les activités de transformation liées à la mise en œuvre des modules d’acquisition de talents et de gestion des candidatures de Workday en fonction des résultats souhaités.

Afin de respecter l’échéancier de mise en œuvre serré, nous avons misé sur trois équipes dédiées responsables de différents axes de travail. Chacune de ces équipes était composée de spécialistes de PwC et de membres du personnel du client ayant les connaissances nécessaires, et tous ont travaillé ensemble pour réaliser les activités essentielles liées à ce projet. Les axes de travail étaient les suivants : 

Risques et contrôles

Notre équipe spécialisée en risques et contrôles a travaillé en collaboration avec l’équipe fonctionnelle et technique de Workday pour intégrer une optique de gestion des risques à la conception des modules d’acquisition de talents et de gestion des candidatures afin de s’assurer de la prise en compte et de la mise en place des contrôles en amont ainsi que de leur intégration efficace. Notre client a ainsi pu rehausser sa couverture des risques, cerner des occasions d’automatisation des contrôles et réduire le risque d’un coûteux retour en arrière et le risque de non-conformité. 

Intégration aux activités

Notre équipe d’intégration aux activités s’est attachée à comprendre ce qu’est l’expérience employé et quels sont les moments importants afin de mieux comprendre les services offerts par la fonction RH de même que l’impact de ces derniers. Nous avons ainsi pu rationaliser le modèle opérationnel, les processus et les fonctionnalités des modules d’acquisition de talents et de gestion des candidatures afin de mieux répondre aux besoins de la fonction RH. 

Gestion du changement organisationnel 

Dès la phase de la conception, notre équipe de gestion du changement organisationnel a eu pour objectif d’outiller et de former le personnel du client pour qu’il puisse utiliser efficacement les nouveaux modules d’acquisition de talents et de gestion des candidatures. Son travail a consisté notamment à concevoir des plans de formation, à élaborer des cours dispensés par un formateur ou accessibles en libre-service, à gérer l’exécution et la prestation des programmes de formation en français et en anglais et à faire un suivi et des rapports sur l’efficacité des formations et l’adoption des notions enseignées. Ce programme de gestion du changement a été essentiel pour assurer l’acceptation et l’adoption des nouveaux processus et des modules Workday au sein de l’organisation. 

Notre approche a également mis l’accent sur le transfert de connaissances dès le départ afin de faire en sorte que notre client soit en mesure de prendre en charge les activités essentielles avec confiance (comme la maintenance, le dépannage et la création de valeur) une fois les modules pleinement intégrés et utilisés. Cette emphase sur le transfert de connaissances était des plus importantes pour notre client, celui-ci souhaitant éviter les problèmes de transition vécus lors de la mise en place initiale de Workday. 

L’impact

Notre client a réussi à mettre en œuvre les modules d’acquisition de talents et de gestion des candidatures de Workday pour toute l’organisation, à l’échelle mondiale, dans le délai de dix mois visé. Son processus de recrutement est désormais un processus simple et uniforme dans tous les pays où il exerce ses activités, et ce processus est grandement automatisé, en plus d’être une solution intégrée de façon transparente aux autres modules Workday et solutions RH. Les nouveaux modules et les processus s’y rattachant ont également permis d’améliorer considérablement les capacités de production de rapports du client, comparativement à son ancien système, en offrant des données plus uniformes et en générant automatiquement des tableaux de bord qui soutiennent l’analytique.