Comment le Fonds FTQ transforme ses données HR & Finances en perspective d'affaire

Le défi

Au fil des années, le Fonds est devenu dépendant de processus comptables manuels, de formulaires en papier et de feuilles de calcul exigeants en main-d’œuvre. En outre, son ancienne solution comptable entravait considérablement les processus critiques de sa fonction financière, tels que la préparation des rapports états financiers, la planification et la délégation d’autorité.

En l’absence d’un système centralisé, les services du Fonds travaillaient séparément, ce qui freinait la collaboration entre les équipes des finances, des ressources humaines et des TI. Ce fut très important de suivre de près les règles concernant les conditions de travail, de recrutement et de transparence dû à la nature de la société syndiquée.

Une solution infonuagique moderne pouvait-elle rationaliser ces processus tout en permettant le respect des exigences propres au Fonds? Et si une telle solution existait, un intégrateur pourrait-il comprendre le modèle d’entreprise, la culture et les besoins du Fonds?

L’approche

Pour répondre à ces questions, le Fonds s’est associé à PwC Canada, chef de file des services au secteur financier du Canada. L’expertise sectorielle de PwC Canada, sa maîtrise du français et sa capacité d’adaptation correspondent parfaitement au cadre opérationnel unique du Fonds. Cette collaboration a jeté les bases d’une relation de confiance solide, fondée sur le respect de la mission et des objectifs à long terme du Fonds.

Lorsque Workday est apparue comme la solution idéale pour améliorer l’efficacité et la collaboration au sein de l’écosystème du Fonds, PwC s’est trouvé dans une position unique. L’approche de PwC se base sur une transformation pensée par l’humain et propulsée par la technologie. PwC a des équipes spécialisées capables de concevoir et de configurer les cas d’utilisation uniques du Fonds, et de mettre en œuvre le programme de gestion du changement destiné à maximiser l’adoption de la solution.

La première étape consistait à accélérer l’adoption des solutions Workday HCM, Payroll, Finance, Procurement, Inventory et Adaptive Planning. Elle a donné lieu à un modèle innovant de planification des effectifs, permettant le passage d’une approche financière centralisée à une démarche plus collaborative. Les mesures qui ont suivi comprenaient la création d’un modèle de données aligné sur les exigences du Fonds en matière de rapports et de planification, ainsi que la rationalisation de la charte de comptes. 

Suite à l'implémentation de la plateforme Workday, le programme de gestion du changement comprenait des services de formation visant à accélérer l’adoption de la solution par les utilisateurs finaux et à permettre aux équipes du Fonds de bien comprendre leurs nouvelles capacités et de se préparer à leur succès.

L’impact

Le partenariat entre le Fonds et PwC Canada a donné naissance à une solution de marché tout à fait unique dans l’industrie du capital de développement. Non seulement Workday a remplacé cinq systèmes obsolètes, mais la collaboration a été facilitée grâce au modèle unifié de la plateforme Workday regroupant les fonctionnalités HCM, Finance et Adaptive Planning, en particulier entre les équipes des finances, des ressources humaines et des TI. Aujourd’hui, le système du Fonds fonctionne comme un moteur dédié et intégré de planification des effectifs et des finances.

Outre la mise en œuvre de changements organisationnels, le Fonds a modernisé des fonctions d'affaires essentielles et adopté des pratiques plus efficaces. En analysant les activités quotidiennes, l’équipe a projeté et hiérarchisé les avantages potentiels dans le cadre des projets à venir. De plus, l’utilisation d’une solution Workday complète aide le Fonds à encourager la collaboration entre ses professionnels expérimentés en vue de créer un modèle de gouvernance solide pour son nouveau système de planification des ressources de l’entreprise (ERP).

Grâce à des expériences conviviales pour les utilisateurs et à une automatisation intelligente, la réalisation de certaines tâches manuelles auparavant fastidieuses est devenue plus rapide :

• Les processus de planification et d’établissement de rapports de bout en bout ont été considérablement améliorés;

• La revue de la planification du personnel, qui prenait auparavant des semaines, se conclut désormais en quelques jours;

• L’accès rapide à des données de meilleure qualité permet d’obtenir des perspectives stratégiques plus impactantes;

• Les rapports sont générés plus rapidement et fournissent des informations pertinentes en temps réel de façon à soutenir les décisions;

• L’automatisation de la consolidation du budget au sein des centres de coûts et des secteurs permet de réduire le temps et les efforts consacrés à la planification et à la préparation des analyses financières et d’accroître la responsabilisation;

• Une approche rationalisée du recrutement, de l’intégration des ressources humaines et de l’archivage permet au Fonds de mieux se conformer aux processus tout en améliorant son efficacité et la traçabilité.

Conclusion

Le parcours du Fonds au Québec est un témoignage de la puissance d’une transformation pensée par l’humain et propulsée par la technologie. Grâce à cette flexibilité et à ce potentiel de croissance renouvelés, le Fonds est mieux préparé pour les défis futurs du capital humain et de l’entreprise.

Aujourd’hui, l’écosystème des systèmes du Fonds témoigne de l’engagement profond à utiliser la technologie pour obtenir un impact tangible. Grâce à la maîtrise de la technologie Workday par PwC, à des équipes connectées à l’échelle mondiale et animées par l’esprit d’entreprise, le Fonds trace sa propre voie vers son succès continue, tout en inspirant les autres à envisager un avenir où l’autonomie et la transformation vont de pair.