Par où les équipes juridiques internes devraient-elles commencer leur parcours de transformation?

Junaid Mirza Associé, Solutions d’affaires juridiques et Déclarations fiscales et stratégie, PwC Canada novembre 01, 2021

Les bons indicateurs et les bonnes données sont essentiels pour repenser la conformité et gérer les risques dans la fonction juridique

Un changement de culture est en cours au sein de nombreux services juridiques internes. Tandis qu’ils répondent à une multitude de nouvelles demandes – qu’il s’agisse de réinventer les modèles d’exploitation, de réduire les coûts ou d’adopter de nouvelles technologies juridiques – ils ont aussi de nouvelles occasions d’aller au-delà de leur rôle classique de gestion des risques et de renforcer leur position de partenaire d’affaires des hauts dirigeants au sein de l’entreprise.

Il arrive cependant que la fonction juridique ait du mal à aligner ses activités sur les objectifs généraux de l’entreprise. La raison est souvent un manque de clarté autour de la vision et du positionnement de la fonction juridique dans l’organisation, ainsi que du soutien qu’elle apporte à l’entreprise.

Voyez si vous êtes en mesure de répondre aux questions suivantes :

Quel est le mandat de la fonction juridique? Quel appui offre-t-elle à l’entreprise? Votre équipe présente-t-elle la bonne combinaison de capacités?
Comment l’entreprise perçoit-elle la valeur de la fonction juridique? Les dépenses juridiques correspondent-elles aux objectifs et aux risques organisationnels? Comment les réduire?
Quelles solutions technologiques juridiques favoriseraient le mieux les gains d’efficacité?

Cela dit, malgré leur volonté de changer et de travailler différemment, il manque souvent aux services juridiques un élément essentiel pour s’engager dans la voie de la transformation : les données.

En transformant votre fonction juridique au niveau des personnes, des processus et des technologies, vous pourrez répondre aux attentes croissantes, réinventer et améliorer vos programmes de conformité, et mieux déterminer vos activités – et vos budgets – en fonction des priorités de l’entreprise.

Les bons indicateurs d’abord

La transformation de la fonction juridique est un parcours concret à plusieurs étapes.Elle est aussi fondée sur une étude de rentabilité et une analyse du rendement de l’investissement. Pour réaliser l’étude de rentabilité et faire l’analyse du rendement, il faut s’appuyer sur des données. Or, la collecte de données demande des outils et des technologies permettant d’aller chercher l’information adéquate. Mais un travail de transformation est nécessaire à l’adoption de nouveaux outils et technologies, ce qui fait que de nombreux services juridiques ont l’impression d’être pris dans une situation sans issue.

La solution consiste à trouver un moyen d’aller chercher des données de façon informelle. On pourra alors en faire un examen général pour réaliser l’étude de justification qui permettra d’introduire de nouveaux outils et de nouvelles technologies. Ceux-ci, à leur tour, recueilleront des données supplémentaires et faciliteront l’obtention d’autres informations qui soutiendront le travail de transformation.

Mais la première étape consiste à déterminer des indicateurs clés de performance (ICP), qui appartiennent habituellement à deux catégories générales : les évaluations internes et les évaluations externes communiquées aux parties prenantes à l’extérieur de la fonction juridique.

Les directeurs des affaires juridiques, les chefs du contentieux et d’autres dirigeants doivent en général se poser les questions fondamentales suivantes avant de déterminer les indicateurs externes adéquats :

Quels sont notre vision, notre mission et nos objectifs?
Quelle est la raison d’être de la fonction juridique?
Quelles sont les attentes de l’entreprise envers la fonction juridique?
Comment faire en sorte que nos activités et notre budget correspondent aux attentes de l’entreprise à l’égard de la fonction juridique?

Si vos réponses évoquent la gestion des risques, par exemple, vos indicateurs clés de performance peuvent porter sur la réduction maximale des déficiences importantes ou du manquement aux obligations contractuelles. D’un autre côté, les entreprises qui sont très actives dans le domaine des fusions et des acquisitions, des investissements et d’autres transactions peuvent avoir recours principalement à leur fonction juridique pour faciliter la conduite des affaires. Dans un tel contexte, un indicateur clé pourrait être la durée moyenne de l’examen d’un contrat, plutôt qu’un indicateur relatif aux risques.

De même, vos indicateurs internes de performance devraient être établis par rapport aux objectifs de la fonction juridique et de l’entreprise en général. Les évaluations et les questions clés peuvent inclure le pourcentage du temps que votre équipe passe à faire du travail en accord avec la stratégie de la fonction juridique; vous pourriez aussi évaluer si les tâches sont partagées équitablement entre les membres du service juridique.

Les outils technologiques juridiques peuvent aider à faire le suivi de ces données et à améliorer l’efficacité du flux de travail. Un système de gestion des dossiers, par exemple, peut affecter les tâches aux membres appropriés de l’équipe, suivre la capacité d’un avocat et aviser automatiquement des personnes précises quand un dossier dépasse un certain seuil de risque.

Il est également essentiel de comprendre les coûts juridiques – à la fois pour ce qui est des avocats externes et des ressources internes. Si vous êtes en mesure de tirer parti des données recueillies au moyen de la facturation électronique ou sur une plateforme de gestion des dépenses juridiques, vous obtiendrez de l’information sur vos coûts horaires et vous disposerez de données plus détaillées, comme les dépenses liées à des secteurs précis tels que les dossiers de protection de la vie privée ou de propriété intellectuelle.

Les outils et les technologies permettent aussi de mieux suivre les obligations contractuelles qui sont difficiles à surveiller. Ainsi, une plateforme de gestion du cycle de vie des contrats peut faire le suivi de l’état des paiements et des renégociations, et identifier des économies en signalant rapidement les cas de non-conformité. Elle peut aussi aider la fonction juridique à conseiller les dirigeants de haut niveau sur les possibilités d’accroître les revenus, par exemple, en exerçant des ajustements de prix non réalisés.

Au-delà du rôle traditionnel

Une fois que vous aurez établi vos indicateurs clés et recueilli un volume de données suffisant au fil du temps, votre fonction juridique pourra mieux comprendre – et quantifier – ses opérations, établir une image claire de son état actuel et déterminer la manière dont elle veut changer. Vous serez mieux en mesure de suivre et de gérer les répercussions tout en assurant votre alignement sur les objectifs de l’entreprise. Et il deviendra plus facile de démontrer les progrès de vos indicateurs clés de performance – ainsi que des priorités de votre entreprise – et de communiquer vos résultats à la haute direction.

En outre, les difficultés qui n’étaient qu’anecdotiques seront maintenant appuyées par des données. En se fondant sur des critères et des indicateurs objectifs, la fonction juridique pourra justifier des investissements dans des domaines tels que le personnel ou la technologie pour résoudre ces difficultés.

Collectivement, ces informations peuvent servir à établir des plans d’action visant à augmenter la valeur de la fonction juridique et à progresser en matière d’ICP fondés sur les données. Quand ils connaissent leurs opérations plus en détail, les dirigeants de la fonction juridique peuvent être encore de meilleurs gardiens pour leur entreprise – en allant au-delà de leur rôle pour devenir des conseillers d’affaires stratégiques.

Nous avons vu à quel point les résultats peuvent être intéressants quand les entreprises déterminent les indicateurs clés de performance qui leur permettent de transformer leur fonction juridique. C’est une étape importante pour repenser l’organisation du service juridique, trouver des possibilités d’améliorer les processus et mettre en œuvre des solutions fondées sur la technologie pour améliorer le programme de conformité de l’entreprise, qui devient alors un avantage concurrentiel et une source de création de valeur plutôt que simplement le prix à payer pour faire des affaires.