Être sur la bonne voie grâce à la transformation de la fonction fiscale

Introduction

Avant sa transformation, le service de la fiscalité de Canadien Pacifique (CP) s’appuyait sur une technologie dépassée et des processus d’affaires qui ralentissaient la production de ses rapports financiers relativement à sa provision fiscale et, plus particulièrement, au calcul de son passif d’impôt différé. Comme le CP avait déjà commencé la transformation de sa fonction finance, la fonction fiscale subissait une pression accrue également. Depuis, cette dernière a automatisé bon nombre de ses processus dans le but d’accroître l’exactitude et la transparence de ses rapports et d’assurer leur production en temps utile, tout en générant des gains d’efficacité et en soulageant les employés des tâches fastidieuses.

Défi

Ce qui motive le projet de transformation c’est l’exigence de longue date pour le service de fiscalité du CP de présenter en temps utile des données exactes. Étant donné que les rapports de fin d’exercice sont rendus publics à la fin janvier – comme c’est le cas pour la concurrence – l’équipe de fiscalité a peu de temps pour recueillir les données et les préparer en vue de les présenter, incluant l’information sur la provision fiscale et le solde du passif d’impôt différé. Bon nombre de ces processus étaient effectués manuellement, ce qui rendait les tâches exigeantes, chronophages et sujettes aux erreurs humaines, et compliquait d’autant plus l’estimation précise de la provision fiscale.

Parallèlement, les intervenants internes souhaitaient utiliser les données à d’autres fins. Pour la société, le fait d’avoir accès en temps utile à des données plus précises faciliterait la prise de décisions et lui permettrait de réagir plus rapidement à l’évolution du marché. Le passage à l’ère du numérique aiderait aussi la société à attirer et à retenir ses employés, en particulier ceux issus de la nouvelle génération, qui s’attendent à utiliser les technologies les plus récentes dans le cadre de leur travail.

Tout cela s’inscrit dans le cadre du projet de transformation global du CP qui a commencé il y a cinq ans, lorsque la nouvelle équipe de direction s’est donné pour mandat de transformer les processus d’affaires et de faire du CP une société de transport ferroviaire à la fine pointe. Comme l’ensemble de la société connaissait des transformations importantes, le service de fiscalité en a profité pour procéder à une refonte de ses processus.

Approche

Pour entamer la transformation de la fonction fiscale, il fallait trouver l’approche et les outils adéquats en matière d’automatisation des processus et mettre à niveau les compétences du personnel. Si plusieurs solutions grand public étaient disponibles, la plupart d’entre elles ne répondaient pas aux besoins du service de fiscalité. Autres facteurs à prendre en compte : les coûts et le calendrier de mise en œuvre; puisque la société devrait payer des droits de licence annuels, même si la plupart des caractéristiques et des fonctions n’étaient pas pertinentes pour l’équipe de fiscalité.

Dans cette perspective, la société a opté pour la nouvelle fonction de Microsoft Excel afin de répondre à ses besoins pressants. L’équipe a décidé de procéder dans un premier temps à l’automatisation du calcul de la provision fiscale canadienne à l’aide de la plateforme de données fiscales de PwC, qui utilise les données issues des systèmes du CP et facilite la saisie efficace des données dans le modèle fiscal.

Après la réussite de ces changements, la phase suivante a consisté à automatiser ces processus pour les entités du CP à l’extérieur du Canada. La société a également automatisé la consolidation et la présentation des notes fiscales. Il a fallu environ 18 mois pour réaliser le processus d’automatisation de la provision fiscale et du calcul du passif d’impôt différé à l’échelle du CP.

Le déploiement de la nouvelle technologie a également nécessité des changements de stratégie de gestion. Comme les employés de première ligne étaient critiqués depuis longtemps parce qu’ils ne fournissaient pas des chiffres suffisamment précis en temps utile à la fin de l’exercice, il a été facile de les faire participer au projet. Il a toutefois fallu de la formation et de la persuasion pour faire comprendre à d’autres comment – et pourquoi – utiliser les nouveaux outils et processus. Nous prévoyons continuer d’offrir de la formation à l’équipe de fiscalité afin de nous assurer qu’elle est au fait des dernières nouveautés sur le marché.

Impact

Grâce au projet de transformation de sa fonction fiscale, le CP a amélioré l’exactitude et la transparence de ses rapports financiers et la rapidité de leur production. L’équipe de fiscalité dispose désormais de plus de temps pour effectuer ses examens et ses analyses. Par ailleurs, le CP a récemment intégré la conformité fiscale canadienne à son projet d’automatisation. Globalement, l’équipe de fiscalité est satisfaite, car les tâches administratives simples et répétitives – comme la transcription des informations – prennent beaucoup moins de temps, ce qui permet aux employés de se concentrer sur la planification détaillée et la recherche.

Le CP a également bénéficié d’une diminution des frais d’audit, étant donné que l’équipe de fiscalité comprend mieux comment les chiffres s’inscrivent dans la vision d’ensemble, et les employés sont mieux à même de savoir si les résultats sont logiques ou non. Le processus d’examen général est plus fluide, et les contrôles mis en place permettent de vérifier la conformité avec la Loi Sarbanes-Oxley.

La transformation a connu un franc succès, au point que le CP envisage d’automatiser d’autres secteurs, comme l’impôt foncier et les questions fiscales liées à son programme de mobilité transfrontalière. Grâce à l’intégration de l’automatisation dans son projet de transformation de la fonction fiscale, le CP peut maintenant présenter des prévisions en temps utile et des budgets plus précis, ce qui aidera la société à économiser de l’argent et à accroître sa compétitivité.

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