リモートワーク環境下におけるコミュニケーションの工夫―デジタルツールで生産性向上に挑んだ監査チーム

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大に伴って働き方が大きく変化する中で、リモートワークによる社内や取引先とのコミュニケーションの難しさや、生産性の低下を課題に感じている方も多いのではないでしょうか。PwCあらた有限責任監査法人（以下、PwCあらた）内のある監査チームも同様の課題に直面し、業務の可視化や情報連携の見直しに取り組みました。それにより、リモートワークでも十分なコミュニケーションと業務の効率化を実現し、さらに被監査会社に対して新たな付加価値を提供可能な環境を築き上げました。今回は、デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進するこのチームが業務改善の取り組みを通じて得た、リモートワークの中で生産性を高めるためのノウハウをご紹介します。

リモート環境下と対面では、働き方がどのように異なるのか

リモートワーク環境下においてチーム内コミュニケーションが低下するという課題に対して、私たちは当初、電話会議による定例会を開催してコミュニケーションの機会を設けたり、チャット機能を活用して適時に情報共有をしたりするなど、さまざまな施策に取り組みました。しかし、これらの施策だけでは従来のように同じ場所で働いている時ほどの効率性は得られず、より抜本的な解決が必要だと考えました。そこで、私たちのチームが対応策を検討するにあたってまず取り組んだのは「一緒に働く場合と、リモートワーク環境下で働く場合の違い」の分析です。それにより、私たちがたどり着いた「違い」は以下の3点にまとめられます。

1. コミュニケーションのきっかけに関する課題

同じ場所で働いていれば、目の前にいる相手の様子を伺いながら、タイミングを見て話しかけることができ、簡単にコミュニケーションをとることができます。しかし、リモートワーク環境下では相手の状況が見えないため、相手に気を遣ってしまい、会話を始めることにハードルを感じてしまうことがあります。

2. 質問や懸念点の共有に関する課題

同じ場所で働いていれば、全てを言語化しなくても資料を指さしながら一緒に見ることで、どこのポイントで質問や懸念点があるのかの共有が容易にできます。一方、リモートワーク環境下では、こういった情報の共有が難しいため、たとえちょっとした質問や懸念点であっても、その解決に必要以上に時間を要してしまいます。

3. 進捗管理やフォローに関する課題

同じ場所で働いていれば、お互いの状況を目で見て確認できますし、チームのメンバーに直接話しかけて進捗状況を確認することもできます。また、困っているメンバーがいれば、周りのメンバーが適時にフォローすることも可能です。一方で、リモートワーク環境下では、状況や進捗を確認するためには、個別に連絡をとる必要があり、また、進捗管理を担当していないメンバーは、チーム全体の状況をつかむことすら難しくなりました。

これらの「違い」について、それぞれ個別には対応できるデジタルツールはあるものの、全てに対応するデジタルツールはなかなか見つかりませんでした。例えば、チャット機能を使えば、「1．コミュニケーションのきっかけに関する課題」には対応できますが、文章でのコミュニケーションになるので「2．質問や懸念点の共有に関する課題」にはうまく対応できません。

デジタルツールの導入自体が目的ではない

監査業務においては、被監査会社とのコミュニケーションも欠かせません。私たちのチームは、被監査会社とのコミュニケーションも同様に効率化することで、さらなる監査品質の向上や付加価値の創出にも挑戦しました。そして、この目的意識を被監査会社に共有し、被監査会社側の管理における効率性も確認しながら管理表をカスタマイズしました。その結果、被監査会社においてもこの管理表を用いることで、監査の進捗状況の可視化ができ、また監査チームとの間のコミュニケーションを透明化することで課題を両者間で共有できるようになりました。あくまで被監査会社への付加価値を生み出すためのプロセスではあるのですが、そこからさらなる価値を提供することができました。この過程からの学びは、デジタルツールの導入は目的ではなく、真の目的を共有し、関連する方々と協業してDXを推進していくことが重要であるということです。

私たちのチームでは、管理表を中心にチャットや電話会議による定例会も組み合わせることで、リモートワーク環境下でもシームレスなコミュニケーションによる効率的な監査を実現しています。そしてこれらの取り組みの結果、被監査会社への付加価値を生み出すための余裕を創出できるようになりました。今後も今回の事例のように監査品質の向上と付加価値を提供できるよう、常に業務の変革に取り組んでまいります。